Подтверждение командировочных расходов

Подтверждение командировочных расходов

Содержание

Главная — Статьи

Подтверждение командировочных расходов

При налогообложении прибыли за налогоплательщиками закрепляется право учитывать затраты на командировки в составе расходов.
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. То есть командировка должна быть необходима для осуществления производственно-хозяйственной деятельности организации.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Таким образом, в п. 1 ст. 252 НК РФ прямо указывается, что расходы на командировку могут быть подтверждены приказом о командировке.
На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:
— проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
— наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
— суточные или полевое довольствие;
— оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
— консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
В силу ст. 166 Трудового кодекса РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, среди которых — форма приказа о направлении работника в командировку, форма командировочного удостоверения, а также форма служебного задания для направления работника в командировку.
Следовательно, документально подтвердить расходы на командировки в целях налогообложения прибыли можно приказом о направлении работника в командировку, командировочным удостоверением, а также служебным заданием.
Но иногда возникают ситуации, когда содержание одного из названных документов дублирует другой документ.
В связи с этим у налогоплательщика может возникнуть вопрос: надо ли тратить время на заполнение одной и той же информацией несколько их документов?
Минфин России в Письме от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764 разъясняет, что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является списание задолженности работника перед организацией на сумму выданного ему аванса.
Таким образом, первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения).
Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки", в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:
— командировочного удостоверения, форма N Т-10 которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Этот документ не оформляется только при командировании за пределы РФ (кроме поездок в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы). В случаях командировок по территории РФ и в государства — участники СНГ заполнение реквизитов "прибыл — убыл" предусматривается в случаях, если местом командирования является юридическое лицо;
— о найме жилого помещения;
— о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
— об иных расходах, связанных с командировкой.
Такие документы должны быть надлежащим образом оформлены и приложены к авансовому отчету. Если к авансовому отчету приложены не все названные документы либо они заполнены с нарушением установленного порядка, то налогоплательщик не вправе учесть в составе расходов затраты, связанные с командировками работников.
Аналогичная позиция изложена и в Письме Минфина России от 10.11.2009 N 03-03-06/1/733, в котором финансовое ведомство указывает на то, что командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, является одним из документов, необходимых для подтверждения расходов на командировки.
Что касается других документов, которыми должна оформляться командировка в соответствии с Постановлением Госкомстата России N 1 (в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку — формы N N Т-9 и Т-9а и служебное задание — форма N Т-10а), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательным (Письмо Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169).
Таким образом, командировочное удостоверение является одним из необходимых документов для подтверждения командировочных расходов организации.
При этом у налогоплательщика может возникнуть другой вопрос: следует ли оформлять командировочное удостоверение, если продолжительность командировки менее одного дня?
Согласно позиции Минфина России, изложенной в Письме от 22.07.2008 N 03-11-04/1/16, оформление командировочного удостоверения при направлении работников в командировку продолжительностью свыше одного дня на территории РФ соответствует требованиям по документальному подтверждению расходов в целях налогообложения, а при командировке продолжительностью менее одного дня командировочное удостоверение может не выписываться.
Минфин основывает свой вывод на следующем.
Порядок направления в командировки изложен в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее — Инструкция N 62), действующей в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.
В соответствии с п.

Документ подтверждающий командировку

2 Инструкции N 62 направление работников объединений, предприятий, учреждений, организаций в командировку производится руководителями этих объединений, предприятий, учреждений, организаций и оформляется выдачей командировочного удостоверения по форме согласно Приложению 1 к данной Инструкции.
По усмотрению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом.
Вместе с тем командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.
С 1 января 2009 г. отменено положение о нормировании суточных работникам. Тем самым налогоплательщики получили право учитывать суточные в размере фактических затрат.
В связи с этим возникает вопрос: должен ли работник представить по возвращении из командировки квитанции, кассовые и товарные чеки для подтверждения расходов в виде суточных, учитываемых при исчислении налога на прибыль организаций?
Как следует из Письма Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770, для ответа на данный вопрос надо обратиться к Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, которым утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение).
В соответствии с п. 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных п. 18 Положения.
Согласно п. 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в п. 15 Положения.
На основании данных норм финансовое ведомство сделало вывод: суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке; срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением; расходы в виде суточных также могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом представления чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.
Обратите внимание: право на учет командировочных расходов в целях исчисления налога на прибыль не связано с результативностью командировки. На это обратил внимание ФАС Уральского округа в Постановлении от 15.04.2008 N Ф09-2237/08-С2.
Таким образом, при направлении работника в командировку позаботьтесь о том, чтобы к авансовому отчету были приложены все необходимые документы, которые должны быть оформлены в соответствии с законодательством. Этот порядок закреплен Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".

Организация обязана возмещать своему командированному работнику дополнительные расходы, возникающие при проживании вне постоянного места жительства.

Документальное оформление расходов на командировки

Эти расходы называют суточными.

Нужно ли подтверждать суточные расходы документами?

Размер суточных расходов организация устанавливает самостоятельно, закрепляя его в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Суточные возмещаются за каждый день нахождения в командировке, в том числе за выходные, праздничные дни и дни, проведенные в пути.
Отчитываться за потраченные суточные работник не должен. Он не обязан представлять документы, подтверждающие эти расходы.

Это прямо вытекает из налогового законодательства и этой же позиции придерживает ФНС и Минфин России.
Налогообложение суточных
На сегодня нормативов на списание суточных нет. Поскольку размер суточных определяется организацией самостоятельно, она также справе списать в расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль все выплаты суточных.
Что касается налога на доходы физических лиц (НДФЛ), суточные от налогообложения данным налогом освобождены. Однако, тут существуют нормативы. За каждый день нахождения в командировке в пределах страны – 700 рублей, за границей – 2500 рублей. С превышения этих нормативов придется удержать и заплатить НДФЛ. Превышающая лимит сумма суточных в справке 2-НДФЛ будет фигурировать, как «иные доходы».
В случае заграничной командировки суточные выдаются в иностранной валюте. Но для целей исчисления НДФЛ все суммы следует перевести в рубли, сравнить с нормативом и удержать, при необходимости, НДФЛ. Минфин разъяснил  в своем письме №03-04-06-01/27 от 01.02.08 г., в какой момент переводить суточные в валюте на рубли – в день их выплаты или в день утверждения авансового отчета. Сотрудники ведомства выразили мнение, что при пересчете суточных следует применять курсы валют, определенные на день выплаты средств.
Командировки на один день
Если командировка длится менее суток, выплата суточных за нее вызовет проблемы при проверке налоговыми органами. Такую сумму суточных инспекторы облагают НДФЛ в полном объеме.
Возмещение питания вместо суточных
Такое часто практикуется в «западных» компаниях. Обязанность возмещения расходов на питание устанавливается внутренним положением организации.
В такой ситуации сумму расходов на возмещение потраченных средств на питание в командировке налоговики учитывать при налогообложении прибыли не разрешат. Более того, эту сумму они посчитают за доход и обложат НДФЛ. Аргументируют они это тем, что возмещение расходов на питание не предусмотрено нормами Трудового кодекса и Положения о командировках. Если претензии по налогу на прибыль оспорить вряд ли удастся, то в ситуации с НДФЛ все немного по-другому. Ведь сотрудник направляется к месту командировки не по своему желанию, а по воле организации. И расходы на питание он несет вынужденно,  в ходе исполнения своих трудовых обязанностей. Поэтому претензии проверяющих по НДФЛ можно оспорить в судебном порядке.
Мы рассмотрели основные вопросы, связанные с начислением суточных и с их налогообложением.

В рамках трудовых отношений с работодателем сотрудник может быть направлен в служебную командировку или служебную поездку. В чем их специфика?

Что представляет собой служебная командировка?

Под служебной командировкой принято понимать (и это отражено в положениях Статьи 166 ТК РФ) временную поездку наемного сотрудника для выполнения поручения вне места расположения его основного офиса — в соответствии с распоряжением руководства. При этом если работа сотрудника носит преимущественно разъездной характер, то его выезды не считаются служебными командировками.

Кроме того, не рассматриваются в качестве служебных командировок отъезды работников фирмы куда-либо в целях повышения квалификации или переподготовки. Аналогично — не считаются командировками визиты работника в иные структурные подразделения предприятия, если они находятся в той же местности, что и офис, где человек преимущественно осуществляет трудовую деятельность по контракту (хоть и на ощутимом расстоянии от него, которое приходится преодолевать на машине или ином средстве транспорта).

Для того чтобы отправить сотрудника в служебную командировку, фирме-работодателю не требуется получать от него письменное согласие — в отличие от процедуры временного перевода на другое место работы. Служебная командировка должна быть оформлена отдельным распоряжением руководства фирмы-работодателя. В данном документе указывается то, куда едет сотрудник, с какой целью и на какое время.

На основании приказа о служебной командировке для работника выписывается соответствующее удостоверение, которое необходимо для подтверждения времени нахождения человека в том месте, где он выполняет задание работодателя.

Сотрудник, приехавший из командировки, как правило, предоставляет своему руководству отчет о выполнении задания. Кроме того, данный документ, дополненный авансовым отчетом и командировочным удостоверением, человеку следует передать в бухгалтерию.

Компания-работодатель оплачивает сотруднику, направленному в служебную командировку, расходы на транспорт, жилье, иные издержки, сопровождающие решение поставленных перед работником задач. Условия этих компенсаций прописываются в локальных нормативных актах фирмы.

Для подтверждения расходов на суточные достаточно командировочного удостоверения

Кроме того, они могут фиксироваться в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника.

Срок служебной командировки определяется исходя из объема служебного поручения работника, сложности поставленной задачи, особенностей методов ее решения. Но продолжительность выезда должна быть достаточной для выполнения соответствующего поручения. Она может быть весьма длительной и составлять, к примеру, несколько месяцев.

Отдельными соглашениями, заключаемыми между сотрудником и фирмой-работодателем, могут быть определены дополнительные условия оплаты труда и компенсации расходов специалиста, который направляется в командировку. Но они не должны противоречить ТК РФ.

Некоторые категории сотрудников не могут направляться в командировки. Это беременные женщины, а также те работники, кому противопоказаны выезды по состоянию здоровья. За невыполнение норм трудового права, устанавливающих соответствующие ограничения, работодатель несет ответственность.

Что представляет собой служебная поездка?

Понятие служебной поездки также раскрывается в Статье 166 ТК РФ. Под служебными поездками понимаются регулярные выезды сотрудников из основного офиса в различные пункты назначения — в силу того, что их трудовая деятельность носит преимущественно разъездной характер. При этом работа должна иметь данные признаки фактически — недостаточно прописать соответствующую трудовую функцию в контракте.

Но, безусловно, наименование позиции, прописываемой в договоре с работником, должно иметь прямое отношение к трудовой функции человека. Примеры соответствующих должностей — водитель, машинист, курьер, торговый представитель, экспедитор.

Оформление служебной поездки обычно не требует издания работодателем отдельного приказа. Но первичная документация при осуществлении соответствующих выездов может составляться — например, в виде путевых листов, накладных.

Длительность служебных поездок, как правило, небольшая и определяется тактическими задачами работника — отвезти такой-то груз либо документы (или же получить их). Расходы сотрудника, как и в случае с командировками, обычно компенсируются фирмой-работодателем.

Сравнение

Главное отличие служебной командировки от служебной поездки заключается в том, что выезд первого типа осуществляется работником с основного места работы в нехарактерную для его трудовой функции местность, и притом, как правило, на нерегулярной основе. Служебная поездка — это, в свою очередь, выезды, участие в которых предопределяется должностными обязанностями работника. Они регулярны и привычны для сотрудника.

Определив, в чем разница между служебной командировкой и служебной поездкой, зафиксируем выводы в таблице.

Таблица

Служебная командировка Служебная поездка
Предполагает однократный или осуществляемый с большим интервалом относительно предыдущего выезд сотрудника в местность, нехарактерную для его трудовой функции на основном месте работы Предполагает осуществляемый в рамках регулярного графика выезд работника за пределы офиса в рамках выполнения им своей трудовой функции
Командировки могут иметь большую длительность Служебные поездки характеризуются обычно небольшой длительностью
Осуществляется в соответствии с отдельным приказом руководства фирмы Осуществляется без оформления отдельного приказа руководства, но, как правило, сопровождается использованием первичной документации

Деньги на командировку

Действующий с 1 января 2012 г. новый порядок ведения кассовых операций внес изменения в порядок выдачи денег на командировочные расходы.

Сотруднику, направленному в командировку, согласно ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса его работодатель должен выдать:

  • денежные средства на проезд;
  • на наем жилого помещения;
  • суточные.

Если командированному поручено произвести иные расходы, деньги на эти цели также следует выдать.

Как определить сумму командировочного аванса

Нормативы расходов на служебные командировки необходимо установить коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Сумму аванса организация определяет самостоятельно исходя из срока командировки, норм суточных расходов, норм расходов на наем жилого помещения, стоимости проезда к месту командировки и обратно. Она может быть увеличена, если работнику поручено осуществить дополнительные расходы.

Порядок выдачи аванса на командировку

Порядок выдачи наличных денег из кассы, в том числе под отчет, установлен в п. п. 4.2 и 4.3 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение).

Напомним, что выдавать деньги под отчет на командировочные расходы можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим подотчетным авансам (п. 4.4 Положения).

Примечание. Какие средства можно использовать на выдачу командировочного аванса

Аванс бухгалтер может выдать из денежных средств (п. 2 Указаний Банка России от 20.06.2007 N 1843-У):

  • полученных с расчетного счета организации;
  • поступивших в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Нельзя выдавать аванс из средств, принятых от граждан в качестве платежей в пользу других лиц (например, оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи).

Основания для выдачи наличных на командировку

Командированному работнику наличные из кассы выдаются на основании следующих документов:

  • приказа руководителя по форме N Т-9 (Т-9а). Приказ оформляется на основании служебного задания (форма N Т-10а), составленного начальником того отдела, где работает командируемый работник, или самим директором;
  • заявления работника с визой руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдается аванс (п.

    Что входит в командировочные расходы в 2018 году

    4.4 Положения).

Каким документом оформляется выдача командировочных из кассы

Наличные денежные средства под отчет выдаются работнику по расходному кассовому ордеру 0310002 (РКО) <1>, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Этот документ оформляется в одном экземпляре.

<1> В Положении номера унифицированных форм некоторых кассовых документов заменены на цифровые коды форм документов, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93 (п. 1.7 Положения).

Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру установлен п. п. 4.2 и 4.3 Положения. Кассир должен выдавать наличные деньги получателю, указанному в РКО.

В "расходнике" сотрудник должен указать сумму полученных командировочных (рублей — прописью, копеек — цифрами), а затем подписать его. Причем при получении наличных денег работник должен пересчитать их поштучно под наблюдением кассира. В противном случае никакие претензии по сумме наличных денег работник предъявить не сможет.

После выдачи наличных денег по РКО кассир должен подписать его. Также на нем должны стоять подписи руководителя организации и главного бухгалтера (бухгалтера) (п. 2.2 Положения).

Документы, удостоверяющие личность

Кассир может выдать командировочные или лично командированному, или его доверенному лицу.

В первом случае командированный должен предъявить документ, удостоверяющий личность, например паспорт.

Во втором случае доверенное лицо предъявляет доверенность и документ, удостоверяющий личность.

Если получатель денег имеет многоразовую доверенность, при каждом получении денег с нее делаются заверенные копии и прикладываются к расходным документам. Оригинал доверенности хранится у кассира.

Как отчитаться по командировочному авансу

Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1 (п. 4.4 Положения).

В авансовом отчете сотрудник должен отразить все произведенные в командировке расходы.

Перечень подтверждающих расходы документов (командировочное удостоверение, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и т.п.) и суммы затрат по ним сотрудник указывает на оборотной стороне авансового отчета (абз. 4 Указаний по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет (форма N АО-1)", утвержденных Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, далее — Указания).

Эти первичные документы нужно приложить к авансовому отчету. Как правило, "первичку" наклеивают на плотный лист картона, располагая бумаги в календарном порядке совершения операций таким образом, чтобы была видна сумма израсходованных денег и дата чека. Первичные документы нумеруют в соответствии с номерами записей в авансовом отчете.

Возврат остатка подотчетных сумм

Если сотрудник потратил не весь командировочный аванс, неизрасходованную часть он должен вернуть в кассу предприятия. Порядок приема наличных денег установлен в п. п. 3.1 и 3.2 Положения.

Деньги в кассу, выданные под отчет, кассир принимает по приходному кассовому ордеру 0310001 (ПКО) (п. 3.4 Положения). При оформлении ПКО кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Принимать неизрасходованную сумму командировочного аванса кассир должен поштучным пересчетом монет и купюр. А подотчетник должен видеть действия кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денежных средств.

Суммы одинаковы

В этом случае кассир подписывает приходный кассовый ордер, квитанцию к нему и проставляет на квитанции печать, подтверждающую проведение кассовой операции. Это могут быть штампы "Оплачено", "Принято", "Выдано" с текущей датой. Подотчетному лицу кассир выдает квитанцию к приходному кассовому ордеру.

После этого руководитель организации утверждает авансовый отчет, а бухгалтер принимает его к учету и списывает на его основании подотчетные денежные суммы. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Вносимая сумма меньше указанной в ПКО

В этом случае работника нужно попросить довнести недостающую сумму. Если он отказывается, кассир:

  • возвращает ему вносимую сумму наличных денег;
  • приходный кассовый ордер перечеркивает и передает главному бухгалтеру (бухгалтеру, руководителю) для оформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных.

Как взыскать сумму неизрасходованного командировочного аванса

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного командировочного аванса, работодатель вправе удержать эти деньги из его зарплаты.

Если работник согласился погасить долг и написал соответствующее заявление, ежемесячно удерживать из его зарплаты можно не более 20% начисленной суммы (ч. 2 ст. 137 и ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Удержание производится на основании приказа руководителя, который должен быть издан не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для возврата неизрасходованной суммы командировочного аванса (ч. 1 ст. 248 ТК РФ).

Если же сотрудник отказывается добровольно вернуть неистраченную сумму аванса, взыскать задолженность работодатель может только через суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ). Срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ). Для этого он должен подать иск о возмещении работником ущерба. Присужденные судом суммы взыскиваются с сотрудника на основании исполнительных листов.

Возмещение перерасхода

При проверке авансового отчета может выясниться, что работник, находясь в командировке, потратил больше, чем сумма выданного ему аванса. В этом случае организация должна возместить ему перерасход (если он обоснован).

Чтобы выяснить это, бухгалтер должен проверить (абз. 5 Указаний):

  • целевое расходование средств;
  • наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы;
  • правильность оформления документов и подсчета сумм.

Если какое-либо из условий не выполнено, авансовый отчет принят не будет и перерасход работнику не компенсируют.

Из каких средств и в какие сроки можно компенсировать перерасход

Суммы, которые командированный сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, ему нужно выдать из кассы на основании расходного кассового ордера 0310002. Номер и дату "расходника" следует указать в строке авансового отчета "Перерасход выдан по ордеру".

Срок погашения задолженности. С 1 января 2012 г. окончательный расчет по авансовому отчету производится в срок, установленный руководителем (п. 4.4 Положения). Очевидно, что этот срок должен быть разумным, ведь в противном случае работник может обратиться в суд с требованием к работодателю погасить долг и выплатить денежную компенсацию за задержку (ст. 395 ГК РФ).

Срок не соблюдается. Иногда из-за отсутствия в кассе свободных денежных средств работодатель не может вовремя возместить перерасход. Тогда стороны могут договориться об изменении порядка погашения задолженности, например организация может возмещать перерасход частями. Какие документы в этом случае потребуются, вы можете прочитать в электронном журнале "Зарплата", 2010, N 10 в статье "Деньги под отчет: погашение задолженности".

О.В.Негребецкая

Старший научный редактор

журнала "Зарплата"

Учет командировочных расходов: документы, налоговый и бухучет


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *