Разъездная ведомость, образец

Разъездная ведомость, образец

Содержание

Разъездной характер работы — что это значит?

Если большую часть рабочего времени сотрудник проводит за пределами организации, и такое положение не ограничено определенным сроком, то работа считается разъездной. Законодательством не установлен перечень работ, которые могут носить такой характер, следовательно, это могут быть любые профессии или должности связанные с постоянными разъездами.

Так как четкого определения «разъездной характер работы» ТК РФ не дает, мы можем сделать вывод исходя из судебной практики и разъяснений государственных органов, что неизменными критериями являются:

  • выполнение должностных обязанностей сотрудником предполагает разъезды;
  • большую часть рабочего времени сотрудник проводит вне организации.

Остальные критерии устанавливаются работодателем с учетом должности и выполняемыми сотрудником обязанностями.

В чем выгода работодателя?

Сначала разберемся, почему работодатель устанавливает такое условие работникам:

  • сокращение документооборота в связи с оформлением поездок. Нет необходимости в авансовых отчетах.
  • снижаются затраты на оплату труда, упрощается расчет заработной платы, учета рабочего времени. Выплачивать оклад дешевле, чем средний заработок, положенный при оплате служебных командировок, поскольку, согласно ст. 166 ТК РФ, слу­жеб­ные по­езд­ки при разъездном ха­рак­тере, ко­ман­ди­ров­ка­ми не счи­та­ют­ся.
  • преимущество по оплате налогов.
  • нет необходимости создавать такое обособленные подразделения там, где их нет и оборудовать рабочие места.
  • увеличивает время пребывания иностранных работников на территории субъекта, не указанного в разрешительных документах.

Как оформить

Это условие прописывается в коллективном договоре организации, если он есть. Если нет, то работодателю необходимо издать локальный нормативный акт с критериями и списком должностей, предполагающим постоянные разъезды и в нем отразить порядок и размеры выплат (ч. 2 ст.

Разъездной характер работы на 2018 год

168.1 ТК РФ). Он разрабатывается и утверждается работодателем с учетом мнения профсоюзного органа (при его наличии), и может устанавливать порядок оформления поездок, форму отчета за поездки, дополнительные выплаты и прочее.

В трудовом договоре необходимо указать территорию, в пределах которой будут совершаться поездки, а также суммы доплат и надбавок.

Что компенсировать

Воз­ме­щению работнику подлежат следующие траты (ст. 168.1 ТК РФ):

  • проезд;
  • найм жилья;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
  • иные траты с разрешения или ведома работодателя.

Причем теперь работодатель обязан возмещать расходы, связанные со служебными поездками, сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер работы,изменения также коснулись правил возмещения дополнительных трат. Нормы и порядок возмещения законодательно не установлены и организация вправе сама установить размеры и порядок возмещения. Старой редакцией ТК РФ расходы компенсировались в размерах не менее установленных для командировочных расходов (Постановление Минтруда №51 от 29.06.1994). Сегодня расходы хоть и включают те же виды возмещений, что и служебные командировки, но размеры могут устанавливаться трудовым договором и ограничений размеров расходов при служебных поездках не имеется.

Образец положения о разъездном характере работы 2018 года

Положение о разъездном характере работы (образец заполнения)

Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ ответственностью "Меркурий" Генеральный директор (ООО "Меркурий") ООО "Меркурий" Костерев О.В. Костерев "15" сентября 2011 г. ПОЛОЖЕНИЕ Москва о разъездном характере работы

1.1. Положение о разъездном характере работы (далее — Положение) является локальным нормативным актом Общества с ограниченной ответственностью "Меркурий" (далее — Общество или Работодатель), разработанным и принятым в соответствии с действующим трудовым законодательством (ст. ст. 8, 166, 168.1 Трудового кодекса РФ).

1.2. Настоящее Положение определяет перечень должностей и профессий работников Общества, постоянная работа которых носит разъездной характер, а также регламентирует порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых носит разъездной характер.

1.3. Для целей настоящего Положения под работой, имеющей разъездной характер, понимается работа, связанная с постоянными служебными поездками работника по г. Москве или от одного населенного пункта к другому в пределах обусловленной трудовым договором территории, совершаемыми работником в процессе выполнения трудовых обязанностей.

1.4. Настоящее Положение распространяется на всех работников Общества (как основных, так и совместителей), постоянная работа которых имеет разъездной характер.

1.5. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения Генеральным директором и действует до введения нового Положения о разъездном характере работы.

1.6. Внесение изменений в действующее Положение производится с учетом мнения профсоюза приказом Генерального директора.

2.

РАБОТНИКИ, ПОСТОЯННАЯ РАБОТА КОТОРЫХ ИМЕЕТ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР

2.1. Перечень должностей и профессий работников Общества, постоянная работа которых имеет разъездной характер, определен Приложением N 1 к настоящему Положению.

2.2. Разъездной характер работы может быть установлен работнику как при его приеме на работу на должность (по профессии), указанную в Приложении N 1 к настоящему Положению, так и в процессе работы у Работодателя при переводе работника на должность (профессию), указанную в Приложении N 1.

2.3. Условия, определяющие разъездной характер работы конкретного работника, подлежат обязательному включению в трудовой договор.

2.4. Если при заключении (изменении) трудового договора с работником, занимающим предусмотренную Приложением N 1 к настоящему Положению должность (профессию), в трудовой договор не были включены условия о разъездном характере работы, то его содержание должно быть дополнено необходимыми условиями соглашением сторон, заключаемым в письменной форме и являющимся неотъемлемой частью трудового договора.

2.5. Отсутствие в трудовом договоре с работником, занимающим должность (выполняющим работу по профессии), указанную в Приложении N 1 к настоящему Положению, условий о разъездном характере работы не освобождает работодателя от предоставления работнику гарантий и компенсаций, предусмотренных настоящим Положением, при направлении работника в служебную поездку.

2.6. На работу, предусмотренную Приложением N 1 к настоящему Положению, не могут быть приняты (переведены) лица, которым разъездной характер работы противопоказан в соответствии с медицинским заключением.

2.7. В случае выявления у работника, постоянная работа которого имеет разъездной характер, в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения указанной работы, работник подлежит отстранению от работы, обусловленной трудовым договором, и переводу на другую работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья. При отказе работника от перевода либо отсутствия у Работодателя соответствующей работы трудовой договор с работником подлежит прекращению в соответствии с п. 8 части первой ст. 77 ТК РФ.

3. СЛУЖЕБНЫЕ ПОЕЗДКИ РАБОТНИКОВ, ПОСТОЯННАЯ РАБОТА КОТОРЫХ ИМЕЕТ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР

3.1. Служебными поездками в целях настоящего Положения признаются поездки (или иные перемещения) работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, совершаемые ими по поручению работодателя для выполнения работы, обусловленной трудовым договором. Указанные служебные поездки не являются служебными командировками.

3.2. Основанием для направления работника в служебную поездку является оформленное в письменном виде поручение Работодателя (уполномоченного им лица):

Должность (профессия) Форма документа

Курьер

Маршрутный лист (Приложение N 2)

Экспедитор

Маршрутный лист (Приложение N 2)

Водитель легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля (типовая межотраслевая форма N 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78)

Водитель грузового автомобиля

Путевой лист грузового автомобиля (типовая межотраслевая форма N 4-С, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78)

3.3. Регистрация и выдача (прием) маршрутных листов осуществляется специалистом отдела кадров, регистрация и выдача (прием) путевых листов — диспетчером транспортного отдела.

3.4. По окончании служебной поездки работник обязан сдать надлежащим образом заполненный маршрутный лист или путевой лист лицам, указанным в п. 3.3, в течение 1 рабочего дня. Документы, подтверждающие фактические расходы работника во время поездки, прилагаются соответственно к маршрутному или путевому листу (за исключением случаев, предусмотренных п. 5.11 настоящего Положения).

Приказ разъездной характер работы образец

Регистрация движения маршрутных листов производится в Журнале учета движения маршрутных листов (Приложение N 3), регистрация движения путевых листов — в Журнале учета движения путевых листов (типовая межотраслевая форма N 8, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78).

3.6. В период нахождения в служебной поездке на работников распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный Правилами внутреннего трудового распорядка Общества и трудовым договором.

3.7. За время нахождения в служебной поездке работнику выплачивается заработная плата исходя из установленного оклада (тарифной ставки) и фактически отработанного времени.

3.8. Работники с разъездным характером работы могут быть направлены по распоряжению работодателя в служебные командировки для выполнения служебного поручения за пределами территории, обусловленной трудовым договором.

4. ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ РАБОТНИКАМ, ПОСТОЯННАЯ РАБОТА КОТОРЫХ ИМЕЕТ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР

4.1. Помимо предоставления общих гарантий и компенсаций, предусмотренных ТК РФ и иными нормативными правовыми актами, Работодатель возмещает работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, связанные со служебными поездками расходы:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

5. РАЗМЕРЫ И ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНЫМИ ПОЕЗДКАМИ

5.1. Расходы по проезду возмещаются в размере фактических расходов на проезд конкретным видом транспорта (включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату сопутствующих услуг); водителям — в размере фактических затрат на приобретение ГСМ в пределах норм, предусмотренных распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р.

5.2. Размер фактических расходов на проезд конкретным видом транспорта, а также фактических затрат на приобретение ГСМ определяется соответственно на основании проездных документов, квитанций, кассовых чеков, чеков АЗС и иных подтверждающих указанные расходы документов.

5.3. В целях возмещения расходов по проезду курьерам ежемесячно не позднее последнего рабочего дня текущего месяца выдается приобретенный за счет средств Работодателя единый проездной билет на автобус, троллейбус, трамвай, метро на следующий месяц. В случае наличия у работника приобретенного за собственные средства проездного билета, работнику возмещается его стоимость. Расходы на проезд иными видами транспорта возмещаются в общем порядке.

5.4. Расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере фактических затрат, но не более 3000 руб. в сутки.

5.5. Размер фактических расходов по найму жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, обслуживание в номере, на пользование рекреационно-оздоровительными объектами), определяется на основании счетов, счетов-фактур, квитанций, кассовых чеков, актов и иных подтверждающих указанные расходы документов.

5.6. Суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства) выплачиваются в размере 800 руб. за каждый день служебной поездки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни вынужденной остановки в пути.

5.7. Если характер выполняемого служебного поручения и условия транспортного сообщения позволяют работнику ежедневно возвращаться к постоянному месту жительства, выплата суточных не производится.

5.8. Суточные выплачиваются на основании надлежащим образом оформленных маршрутных листов и путевых листов.

5.9. К иным расходам, подлежащим возмещению в связи со служебными поездками, относятся:

— расходы на мобильную связь — в размере 400 руб. в месяц;

— расходы водителя на внеплановый ремонт автомобиля — в размере документально подтвержденных (кассовые чеки, товарные чеки, квитанции и т.п.) фактических затрат.

5.10. Возмещение работнику расходов, связанных со служебными поездками, производится не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным, на основании оформленных надлежащим образом маршрутных или путевых листов при наличии документов, подтверждающих фактические расходы, связанные со служебной поездкой.

Выплата суточных и возмещение расходов на мобильную связь производятся на основании маршрутных либо путевых листов, без предоставления подтверждающих фактические расходы документов.

5.11. Для выполнения должностных обязанностей в период служебной поездки работникам с разъездным характером работы по их заявлению на основании приказа (распоряжения) Работодателя выдается аванс в счет предстоящих расходов. Сумма аванса, а также срок, на который работнику выдаются денежные средства, определяется приказом (распоряжением) Работодателя.

5.12. Указанные в п. 5.11 работники обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги, предоставить в бухгалтерию отчет по израсходованным суммам по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55, с приложением подтверждающих расходы документов. Остаток неиспользованного аванса подлежит сдаче в кассу Общества, а перерасход компенсируется работнику в порядке, предусмотренном п. 5.10 настоящего Положения.

Приложение N 1

Перечень профессий и должностей работников ООО "Меркурий", постоянная работа которых имеет разъездной характер

1) курьер;

2) экспедитор;

3) водитель легкового автомобиля;

4) водитель грузового автомобиля.

Приложение N 2

Общество с ограниченной ответственностью "Меркурий" (ООО "Меркурий")

Маршрутный лист от _____________________________ N _________ _________________________ __________________________________ ______________ должность Ф.И.О. Таб. N

Задание Организация Адрес Дата и время Дата и время Должность, Ф.И.О., подпись лица, принявшего/отпустившего груз, дата отправления возвращения прибытия убытия

Специалист отдела кадров ———————— ________________ _________________________________ должность подпись Ф.И.О. ————————————————————————— Оборотная сторона Перечень документов, предоставленных работником для подтверждения фактических расходов: 1. ____________________________________________________________________ 2. ____________________________________________________________________ 3. ____________________________________________________________________ Специалист отдела кадров ———————— ________________ _________________________________ должность подпись Ф.И.О.

Приложение N 3

Общество с ограниченной ответственностью "Меркурий" (ООО "Меркурий")

ЖУРНАЛ УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ МАРШРУТНЫХ ЛИСТОВ за _________ 20__ г.

По данному образцу печатать все страницы журнала

Номер маршрутного листа Дата выдачи Работник Роспись (с указанием даты) должность Ф.И.О. таб. номер работника в получении специалиста отдела кадров в приемке бухгалтера в приемке

« Назад

28.12.2016 18:53

Авторская колонка Елены Кожемякиной, управляющего партнера юридической фирмы BLS.

Некоторые сотрудники периодически отправляются по заданию в другой город или регион. Но где они находятся в это время: в командировке или служебной поездке? Практика показывает, что путаница в определениях действительно существует.

Командировка и служебная поездка: разграничение понятий

Согласно закону, командировкой считается направление человека по заданию на определенный срок вне места постоянной работы. Со служебными поездками сложнее. Причина трудностей в том, что они в ТК РФ не регламентированы. Ст. 166 ТК РФ лишь объясняет, что такие поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, командировками не являются.

На практике служебная поездка означает, что исполнение трудовых обязанностей связано с регулярными выездами в определенных границах. В первую очередь они относятся к тем, кто много трудится «в поле». Это, например, курьеры, страховые агенты, медицинские представители, супервайзеры. Но они зачастую хотят считать свои передвижения командировками. А вот законодательные пробелы и отсутствие нужных документов могут создать работодателям совсем ненужные риски.

Во-первых, это управленческий риск. Разъездные сотрудники периодически просят признать служебные поездки командировками, компенсировав расходы в соответствии с законом. Очевидно, что управлять сотрудниками, если поездки не регламентированы, намного сложнее. Во-вторых, это судебный риск. Не добившись цели, работник может обратиться в суд с требованием возместить расходы. Наконец, сложности с возмещением из Фонда социального страхования РФ. Если в корпоративных документах не прописаны возможные несчастные случаи во время служебных поездок, будет сложно доказать связь происшествия с производством и получить положенные выплаты из ФСС для пострадавших работников.

Отметим, что служебные поездки могут быть для работодателей более удобными. Прежде всего, платить сотрудникам во время поездок надо в соответствии с окладом, а не по среднему заработку. Суточные платятся только, если человеку придется ночевать вне дома. Кроме того, не надо запрашивать письменное согласие сотрудника с семейными узами и готовить приказ о направлении в каждую поездку. Да и в табеле она обозначается обычными рабочими днями, избавляя вас от лишних хлопот. Но чтобы оценить эти выгоды, надо все четко регламентировать.

Оформление документов

Прежде всего, проверьте внутренние нормативные акты, в которых описан порядок организаций поездок. Мы рекомендуем оформить «Положение о разъездном характере работы» и прописать в нем:

  1. Перечень работ, профессий и должностей с разъездным характером работы. Наличие списка – обязательное требование, в соответствии с ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ.
  2. Порядок планирования и согласования поездок с руководителем.

    Положение о разъездном характере работы (образец заполнения)

    Еженедельные или ежемесячные планы работы сотрудника позволят контролировать поездки и привлекать к ответственности за несогласованные передвижения.

  3. Предпочтительные и альтернативные виды транспорта. В зависимости от расстояния или транспортной доступности можно указать различные варианты (корпоративный, общественный), чтобы избежать необоснованных расходов и снизить риск аварий.
  4. Особенности взаимодействия и способы связи работника с руководителем во время поездки для контроля или учета рабочего времени (если отсутствует геолокация).
  5. Срок и порядок предоставления отчета о служебной поездке.

Также мы рекомендуем детализировать в Положении некоторые особенности поездок:

  • Разъездной характер работы и работа в пути – разные понятия. Ваш сотрудник не трудится пока движется автомобиль, а просто перемещается между точками своей работы, и данный нюанс лучше задокументировать.
  • Расстояние, не входящее в рабочее время, например, «170 км является временем до работы в пути». Если расстояние больше, превышение включается в рабочее время.
  • Лимиты и перечень расходов, порядок согласования и компенсаций, документы для подтверждения затрат.
  • Порядок определения возможности ежедневного возврата домой и расходов по найму жилья.
  • Суточные при поездках на несколько дней.

В трудовом договоре разъездного сотрудника обязательно надо указать характер работы в соответствии со ст. 57 ТК РФ и определить территорию или расстояние. Например, «работнику устанавливается разъездной характер работы. Служебные поездки осуществляются по г. Москве и Московской области». Поездки на большее расстояние или за пределы региона будут считаться командировкой.

Четкость указанной территории имеет одно важное назначение. При несчастном случае в дороге и внеплановой проверке ГИТ надо будет доказать, что происшествие связано с производством. Если вы это докажете, сотрудник или его родственники получат все положенные льготы и компенсации из ФСС. Нетрудно догадаться, что Фонд старается не признавать подобные случаи производственными и не выплачивать компенсации. Поэтому наличие всех документов, полностью и правильно заполненных, – это защита и вас, и ваших сотрудников.

В завершении обратим внимание на одну деталь. Многие думают, что разъездной сотрудник по умолчанию является дистанционным. Но это не так. Если у вашего регионального представителя разъездной характер работы, но договор о дистанционном труде не заключен, вам придется:

  • предоставлять человеку стационарное рабочее место, а, значит, открывать представительство в регионе, даже если его нет;
  • проводить специальную оценку условий труда;
  • решать вопрос, как обмениваться документами с сотрудником. Согласно ТК РФ, с дистанционными сотрудниками возможен электронный документооборот, а с обычными – нет.

Поэтому мы рекомендуем вам заключать с региональными разъездными представителями договоры о дистанционном труде, что существенно облегчит вам текущую работу.

Так или иначе деловой визит в другой город или регион – важнейшее событие. Он должен быть средством развития бизнеса, а не дополнительным риском. Значит, организовать его надо правильно. И тогда вы сможете правильно оформлять документы и уверенно отвечать на вопросы сотрудников, инспекторов ГИТ и суда, если до него дойдет дело.

Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены

Комментарии

Комментариев пока нет

Главная — Статьи

Разъездная работа — что платить и как учесть

Трудовое законодательство предусматривает два варианта компенсации работникам расходов, связанных с поездками во время выполнения трудовых обязанностей, — это оплата командировочных расходов и выплаты за разъездной характер работы или работу в пути. И если с командировочными в силу их большей распространенности все более-менее ясно, то по поводу прочих компенсаций постоянно возникают споры.

За примерами далеко ходить не придется. Взять хотя бы недавнее Письмо налоговой службы, в котором утверждается, что надбавки за разъездной характер, выплачиваемые сотрудникам, в расходах могут учесть только те организации, которые применяют общую систему налогообложения. А при УСН подобные расходы доходы уменьшить не могут (см. Письмо ФНС России от 04.04.2011 N КЕ-4-3/5226).
На правомерности подобного подхода мы остановимся чуть ниже, а сейчас давайте подробнее разберемся с сущностью данных доплат. Тем более что от ответа на вопрос "Что же из себя представляют выплаты за разъездной характер работы?" напрямую зависит и их налоговая судьба.

Что же такое "разъездная" выплата?

Ответ на вопрос, вынесенный в подзаголовок, нужно искать в трудовом законодательстве. Ведь именно оно определяет, из каких сумм состоит доход работника, в каких случаях ему положены помимо зарплаты какие-то дополнительные суммы.
Поездкам работника в связи с выполняемыми им трудовыми обязанностями в Трудовом кодексе РФ посвящена целая гл. 24 (ст. ст. 166 — 169 ТК РФ).
Анализ норм ст. ст. 166 и 168.1 позволяет сделать вывод, что с точки зрения трудовых отношений нужно проводить четкое различие между командировкой сотрудника, то есть разовой поездкой по заданию работодателя в другую местность, и работой разъездного характера, то есть такой ситуацией, когда сама суть должностных обязанностей сотрудника заключается в поездках (как, например, у курьера или у различных специалистов, работающих "по вызову"). Более того, Трудовой кодекс по признаку поездок в рабочее время выделяет и еще одну категорию сотрудников — тех, чья работа проходит непосредственно в пути: это могут быть водители, экспедиторы, проводники и т.п.
Далее для каждой из этих трех категорий Трудовой кодекс вводит правила по денежным выплатам. Так, при командировках работнику положено оплатить проезд в обе стороны, проживание, а также выплатить суточные и компенсировать прочие расходы, понесенные в командировке и в связи с ней (ст. 168 ТК РФ). В точности такие же правила ст. 168.1 ТК РФ устанавливает и для работников, которые трудятся в пути или чья работа носит разъездной характер. Проще говоря, им также нужно возместить расходы на проезд, проживание вне места жительства и выплатить суточные и оплатить прочие расходы.
Таким образом, по своей сути выплаты, которые получают сотрудники, работающие в пути или постоянно находящиеся в разъездах, являются обычными компенсациями (ст. 164 ТК РФ). И поэтому с точки зрения трудового законодательства ничем не отличаются от командировочных расходов.

Какие документы нужны для оформления доплат

Перейдем к следующему вопросу — какими документами подтвердить законность "разъездных" выплат. Первый и самый важный документ, который требуется оформить для того, чтобы сотрудники могли законно получать выплаты, связанные с подвижным характером работы, является трудовой договор. В нем согласно ст. 57 Трудового кодекса обязательно нужно указывать на характер работы, если он отличается от обычного. Это значит, что в трудовых договорах сотрудников, которые работают в пути или работа которых связана с разъездами, нужно на этот факт прямо указать отдельной строкой (а лучше отдельным пунктом, чтобы инспектору было проще найти).
Организации нужно также позаботиться об утверждении соответствующими приказами руководителя положений о размере возмещения сотрудникам расходов, связанных с подвижным характером работы, и о порядке такого возмещения (ст. 168.1 ТК РФ). Но это еще не окончательный список. Та же ст. 168.1 требует, чтобы работодатель отдельным приказом или распоряжением утвердил перечень работ, профессий, должностей, которым полагаются данные компенсации. Заметим, что сотрудники контролирующих органов также указывают на необходимость выполнения данных требований ТК РФ (см., например, Письмо ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П).
После того как все названные документы оформлены, соответствующие работники с ними ознакомлены, можно производить и сами выплаты. При этом расходы на проезд и проживание обычно возмещаются не просто так, а на основании документов, подтверждающих фактически понесенные расходы. Суточные же выплачиваются в том порядке и размерах, которые утвердила организация. В случае с подвижным характером работы суточные могут выплачиваться как за общее количество рабочих дней в месяце, так и за количество дней, реально проведенных сотрудником в разъездах, если такой учет возможен (например, в случае с водителями-дальнобойщиками, экспедиторами). Как видим, в отличие от командировочных расходов порядок документального обоснования выплат в данном случае упрощен. Так, не требуется составлять отдельный распорядительный документ (приказ) каждый раз, как сотрудник отправляется в путь, не требуется оформлять ему четкое задание, а сотруднику не нужно писать отчеты.

Налогообложение выплат

Теперь, когда нам ясна суть выплат сотрудникам, чья работа связана с постоянными разъездами или проходит в пути, с точки зрения трудового законодательства, а также когда нам известны документы, которые требуются для осуществления данных выплат, самое время остановиться подробнее на вопросах налогообложения.
Начнем с налога на прибыль и УСН. И тут мы вынуждены снова обратиться к уже упоминавшемуся в самом начале нашей статьи Письму ФНС России, которым фактически введен запрет на учет данных выплат при расчете налога, уплачиваемого при УСН. Свой вывод работники налоговой службы аргументируют следующим образом. "Разъездные" выплаты в отличие от командировочных прямо ни в гл. 25 "Налог на прибыль организаций", ни в гл. 26.2 "Упрощенная система налогообложения" Налогового кодекса не названы. Это, по мнению налоговых органов, означает, что данные расходы должны учитываться как "другие", связанные с производством и реализацией, то есть на основании пп.

Суточные, доплата, надбавка за разъездую работу, положение, приказ, как оформить

49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Далее же делается закономерный вывод о том, что подобные расходы при упрощенной системе налогообложения учесть не получится, так как в ней перечень расходов строго ограничен теми, что прямо перечислены в ст. 346.16 НК РФ.
Но давайте разберемся, не имеет ли логика налоговой службы изъянов. Как мы помним, исходя из тех определений, содержащихся в трудовом законодательстве, выплаты, которые производятся при командировках, и выплаты в адрес лиц, чья работа проходит в пути или носит разъездной характер, являются однотипными. И те и другие являются по своей сути компенсациями сотрудникам тех расходов, которые они несут в связи с выполнением своих трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).
Исходя из этого логично было бы предположить, что подобные затраты для целей налогообложения будут учитываться именно как компенсационные выплаты. Если говорить о налоге на прибыль, то это должна быть ст. 255 НК РФ, в п. 3 которой прямо говорится о том, что именно по ней должны учитываться начисления "компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда". Почему же законодатель выделил командировочные расходы из ст. 255 и перенес их в ст. 264, назвав не расходами на оплату труда, а прочими расходами, связанными с производством и реализацией? Может, это ошибка?
Нет, тут законодатель поступил совершенно верно. Дело в том, что командировки не являются ни режимом работы, ни условиями труда. Это всего лишь поездка по заданию работодателя (ст. 166 ТК РФ). Именно поэтому данные расходы не подпадают под действие ст. 255 Налогового кодекса и совершенно справедливо отнесены законодателем к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
А что же разъездная работа и работа в пути? Они также не являются ни режимом работы, ни условием труда. И тому мы находим сразу два подтверждения в Трудовом кодексе. Так, в ст. 57 ТК РФ мы можем увидеть, что законодатели четко разграничивают условия труда и характер работы. К первым относится работа на вредных и опасных производствах, а ко второму — как раз работа в пути и постоянные разъезды. Окончательно сомнения устраняет ст. 209 Трудового кодекса, которая дает четкое определение понятию "условие труда". Согласно ей под условием труда понимается "совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье работника".
Таким образом, наше расследование, как это ни печально, подтверждает правоту налоговых органов. Действительно, выплаты сотрудникам, работающим в пути или постоянно находящимся в разъездах, нужно учитывать по ст. 264 НК РФ. А так как отдельного пункта в этой статье для них не предусмотрено, то для целей налога на прибыль это будет пп. 49 п. 1. Причем учитываются расходы полностью, без какого-либо нормирования. Что же касается УСН, то при этом режиме налогообложения подобные выплаты поставить в уменьшение налоговой базы не получится.
Справедливости ради отметим, что в правовых базах можно найти более раннее Письмо Минфина, из которого следует, что суммы, выплачиваемые на основании ст. 168.1 ТК РФ, можно учесть при УСН как расходы на оплату труда (см., например, Письмо Минфина России от 01.08.2006 N 03-05-02-04/121). Но, на наш взгляд, применять данное Письмо сегодня рискованно. Ведь, во-первых, оно достаточно "древнее", выпущено в 2006 г., а с тех пор подходы к налогообложению значительно изменились, в том числе и у судебной ветви власти. А во-вторых, Письмо ФНС России, о котором мы говорим, согласовано с Минфином, о чем прямо указывается в его тексте. Значит, велика вероятность, что Минфин также пересмотрел свой подход.

Зарплатные налоги и отчисления

Коль мы затронули тему налогообложения "разъездных" выплат, нельзя не остановиться на вопросах начисления страховых взносов и НДФЛ. Тут в отличие от налога на прибыль и УСН все достаточно просто. Поскольку выплаты, производимые в порядке ст. 168.1 ТК РФ, являются компенсационными и напрямую связаны с выполнением работником своих трудовых обязанностей, страховые взносы на обязательное социальное страхование на них начислять не нужно (пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, Письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 N 406-19). При этом взносы не начисляются на всю сумму компенсации при условии, что она соответствует размерам, установленным во внутреннем нормативном акте организации (том самом приказе руководителя, о котором мы говорили в начале статьи, — п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, Письмо ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П).
Схожим образом решается вопрос и с НДФЛ. Раз данные выплаты являются компенсационными, то от НДФЛ они освобождены на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. А поскольку лимитирование суточных в данном пункте введено только для командировочных расходов, "разъездные" суточные освобождаются от налога на доходы физических лиц в полном размере (Письмо Минфина России от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230).
И в заключение еще несколько слов о важности документального оформления "разъездных" выплат. Обратите внимание, что во всех документах организации речь должна идти именно о тех выплатах, которые предусмотрены ст. 168.1 ТК РФ, то есть о компенсации проезда, проживания, прочих расходов, связанных с поездкой, а также о суточных. Именно эти выплаты будут признаваться компенсационными и освобождаться от зарплатных налогов.
Если же в документах фигурируют еще и надбавки к заработной плате за разъездной характер работы, то они уже будут лишены льготного статуса, поскольку по своей сути являются уже не компенсацией, а частью заработной платы (ст. 129 ТК РФ). А заработная плата облагается страховыми взносами и НДФЛ на общих основаниях (Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19).

Расходы


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *