Срок хранения документов

Срок хранения документов

Содержание

Читалка

Главная → Читалка

Хранение документов в организации

 опубликовано: № 26 (936) — июнь 2010, добавлено: 01.07.2010     

Тематики:  Бухгалтерский учет  

Наше предприятие – ЗАО, применяем УСН – доходы. Прошу рассказать сроки хранения документов: квартальные отчеты, Книга доходов и расходов, лицевые счета, касса, зарплата, документы, подтверждающие наши доходы, документы, подтверждающие наши доходы, документы кадровые.

Как правильно оформить списание (уничтожение) документов, срок хранения которых истек?

П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечиватьсохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

По мнению Минфина РФ, течение указанного четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо от 18.10.2005 г. № 03-03-04/2/83).

Согласно ст. 346.24 НК РФ учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу при УСН налогоплательщик обязан вести в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма и порядок заполнения которой утверждаются Минфином РФ.

Следовательно, поскольку в Книге учета содержатся данные налогового учета, то согласно п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ Книга учета должна храниться в течение четырех лет.

В соответствии со ст. 17 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Если Ваша организация применяет контрольно-кассовую технику, то документация, связанная с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники, а также использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации, должны храниться в течение не менее 5 лет с даты окончания их использования.

Это установлено п.

Сроки хранения первичных документов, в том числе в электронном виде

14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 г. № 470.

Порядок хранения документов организаций регламентируется, в частности, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и Указаниями по его применению (утвержден Росархивом 06.10.2000 г.), Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105) и Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

Указаниями по применению Перечня типовых управленческих документов… установлено, что сроки хранения документов, данные в графе № 3 Перечня, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 2.9 Указаний).

Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2009 году, начинается с 1 января 2010 года.

Обратите внимание!

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается.

Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др. подлежат хранению 5 лет (при условии завершения проверки (ревизии)).

Лицевые счета работников хранятся 75 лет.

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат) хранятся 5 лет.

Однако при отсутствии лицевых счетов срок хранения данных документов составляет 75 лет.

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности о получении заработной платы и других выплат следует хранить в течение 5 лет после завершения проверки (ревизии).

Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов, документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности хранятся 5 лет.

Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц, исполнительных листов, сумм доходов и НДФЛ работников хранятся пять лет.

Книги, журналы, карточки учета депонированной заработной платы, доверенностей хранятся также 5 лет при условии завершения проверки (ревизии).

Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации следует хранить не менее 10 лет.

Личные дела работников75 лет.

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел, личные карточки работников (в том числе временных работников), характеристики работников, не имеющих личных дел, – 75 лет.

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) хранятся до востребования. Если эти документы не востребуются, то срок хранения составляет не менее 50 лет.

Список (штатно-списочный состав) работников хранится не менее 10 лет.

Списки военнообязанных, документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним следует хранить 3 года.

Графики предоставления отпусков – 1 год.

Книги, журналы, карточки учета военнообязанных хранятся 3 года после увольнения.

Книги, журналы, карточки учета:

– личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений – 75 лет;

– выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет;

– выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы – 3 года.

Договоры о материальной ответственности хранятся 5 лет после увольнения материально ответственного лица.

Табели (графики), журналы учета рабочего времени хранятся 1 год.

Отчеты по налогам (налоговые декларации) годовые хранятся не менее 10 лет.

Срок хранения деклараций по итогам отчетных периодов (квартальных) – 5 лет.

Налогоплательщики налога при УСН не представляют налоговые декларации по итогам отчетных периодов с 1 января 2009 года.

Следовательно, в 2010 году Вы должны обеспечить хранение налоговых деклараций по налогу при УСН по итогам отчетных периодов 2006, 2007, 2008 годов.

Организации, применяющие УСН с объектом налогообложения «доходы», не ведут учет расходов.

Следовательно, Вы не обязаны хранить документы, подтверждающие Ваши расходы.

Однако налогоплательщик может в случаях, определенных п. 4 и п. 4.1 ст. 346.13 НК РФ утратить право на применение УСН.

При утрате права на применение УСН и переходе на общий режим налогообложения организации придется восстановить бухгалтерский и налоговый учет с начала того квартала, в котором утрачено право.

Поэтому в целях безопасности многие «упрощенцы» с объектом налогообложения «доходы» хранят документы, подтверждающие произведенные ими расходы.

Для отбора документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации.

Комиссия производит опись документов, срок хранения которых заканчивается.

После утверждения руководителем организации описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, приведена в приложении 4 к Основным правилам работы архивной организации, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке.

Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

В заключение отметим, что для акционерных обществ существует свое Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.

Ст. 89 Федерального закона РФ от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» утвержден перечень документов, которые обязано хранить акционерное общество.

Именно на перечисленные в этой статье документы открытых и закрытых акционерных обществ распространяется действие Положения от 16.07.2003 г. с указанием срока хранения документов.

Хотите знать больше?.. Оформите подписку на журнал "АМБ-Экспресс"!

Прелюбопытнейшая история: компания, как положено, хранила пять лет бумажные счета-фактуры, которые использовала для обоснования зачёта НДС, а потом уничтожила. Через некоторое время пришла налоговая с проверкой и потребовала те счета-фактуры, которых не оказалось и компанию наказали на 29 миллионов рублей не признав право на зачёт НДС. Суд согласился.

Я несколько раз перечитал текст, но не понял, почему налоговая придя в 2011 году с проверкой за период 2007-2008 год требует счета-фактуры, которые должны храниться пять лет, а их нет. То есть, почему их уничтожили? Я не поленился и нашёл оригинал того судебного решения и оказалось, что речь о сделках, которые происходили в 2002-2004 году.

То есть, по сути хронология такая… В 2002 году проходят сделки, счета-фактуры по которым надо хранить 5 лет. Через пять лет, в 2007 году, счета-фактуры, чтобы освободить склад, удаляют. Ещё через четыре четыре года, в 2011 году, налоговая решает проверить отчётность компании за 2007-2008 год и просит счета-фактуры за 2002-й. Их нет. Компанию штрафуют.

Последний суд по этому дело прошёл в 2012 году и оставил в силе штрафные санкции почти полностью. Таким образом, чтобы не "попасть" на деньги, реально нужно было хранить счета-фактуры не пять, а десять (!) лет. А может и больше — мало ли чего ещё может каким-нибудь таким вот похожим образом ещё выясниться и произойти…

Проблем с хранением нет, кроме того, что это дорого и сложно. Плюс, непонятно, действительно, сколько лет с таким подходом хранить — может, сто лет? ;-). И тут нам на помощь приходят, конечно, электронные счета-фактуры взамен бумажных. Знаете как выглядит такой электронный документ? Вот он, размер два килобайта. Он подписывается электронной подписью и может быть помещён в архив хоть навечно, занимая там минимум.

В этом смысле, конечно, очень здорово все проходящие через тебя важные электронные документы просто не глядя складывать в архив и пусть лежат. И не думать, сколько же их хранить — место дешевеет, а чтобы не тормозил поиск, забитый мета-данными, можно вести его по умолчанию только по "свежим" документам. Диски всё дешевле. Людей для их обслуживания почти не нужно.

Ну и ряд других технических вопросов типа проверки валидности подписи, поставленной десять лет назад при том, что сертификаты как правило выдаются на год — тоже решаем.

Сколько хранить бухгалтерские документы

Ты просто "льёшь" всё-всё в архив, а там будет видно, когда это пригодится. Автоматический облачный электронный архив как "фича" сервиса B2B-документооборота — очень важен.

Я не специалист по архивному делу и не профессионал в бухгалтерии, так что прошу меня извинить за какие-то неточности. Меж тем, я не думаю, что как-то серьезно накосячил в выводах — скорее в деталях. Очень интересно, конечно, что такой подход наверняка избавил бы от штрафа. Но тогда электронных счетов-фактур и архивов для них не было. Теперь — есть. 

 

Новые сроки хранения документов

  Приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – новый Перечень). В связи с этим приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 признан утратившим силу Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный 6 октября 2000 г. (далее – старый Перечень). В обоих документах приводится минимальный срок хранения документов.

  Исчисление сроков хранения дел и документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2010 г., начнет осуществляться с 1 января 2011 г.
  Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал). Так, если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них открыта с января 2004 г. и последняя запись в ней сделана в 2009 г., то исчисление срока хранения для книги начнется с 1 января 2010 г.
 

Новый перечень состоит из 12 разделов:

1) документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
2) документы по планированию и ценообразованию;
3) документы по финансированию и кредитованию;
4) документы по учету и отчетности;
5) документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
6) документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
7) документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
8) документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
9) документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
10) документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
11) документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
12) документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

  Новый Перечень распространяется на все организации независимо от вида деятельности и формы собственности. Значительно расширен перечень документов по нормированию, тарификации и оплате труда, охране труда, кадровым вопросам. В разделе «Охрана труда» особое внимание уделено документам по травматизму, работе с вредными и опасными условиями труда.

  Более детализировано представлен перечень приказов по личному составу. Так, в старом Перечне все приказы по личному составу следовало хранить 75 лет (ст. 6). Исключение представляли приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Их минимальный срок хранения исчислялся 5 годами. В новом Перечне список приказов развернут (ст. 19). В течение 75 лет следует хранить следующие приказы по:
приему, перемещению, совмещению, переводу, увольнению;
аттестации, повышение квалификации, присвоение званий (чинов);
изменению фамилии;
поощрениям, награждениям;
оплате труда, премированию, различным выплатам;
всем видам отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, отпусков без сохранения (заработной платы);
дежурства по профилю основной деятельности;
длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

  В течение не менее 5 лет следует хранить приказы, касающиеся:
дисциплинарных взысканий;
ежегодных оплачиваемых отпусков;
отпусков в связи с обучением;
дежурств;
краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировок.

  Рассмотрим, как изменились некоторые сроки хранения бухгалтерских документов. По-прежнему годовые и сводные годовые (теперь к ним добавились и консолидированные) бухгалтерские балансы и отчеты следует хранить постоянно (ст. 351). Квартальные — 5 лет, месячные – 1 год. Однако срок хранения аналитических документов (таблиц, докладов) к годовой бухгалтерской отчетности сокращен до 5 лет (ст. 354). Ранее их следовало хранить вместе с годовой отчетностью постоянно (ст. 137). В новом Перечне отдельно (ст. 352) выделены сроки хранения бюджетной отчетности (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки), хотя сроки хранения и установлены аналогичные. Впервые установлен срок хранения (постоянно) для бухгалтерской (финансовой) отчетности по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам (ст. 358). Срок хранения счетов-фактур сокращен с 5 (ст. 150) до 4 лет (ст. 368). Если ранее перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, следовало хранить до его замены новым (ст. 164), то теперь — в течение не менее 5 лет после его замены новым (ст. 380). Согласно старому Перечню срок хранения свидетельства о постановке на учет в налоговых органах был равен 5 годам после снятия с учета (ст.

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации

169), теперь его следует хранить постоянно (ст.381). Отдельно указаны сроки хранения документов налогового учета и налоговой отчетности: реестры расчета земельного налога (ст. 389) – 5 лет; расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ (ст. 391): годовые – постоянно, квартальные — 5 лет; отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (ст. 391) – постоянно; налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов (ст. 392), налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по ЕСН (ст. 393), налоговые карточки формы 1-НДФЛ (ст. 394), декларации и расчеты авансовых платежей на обязательное пенсионное страхование (ст. 395), сведений о доходах физических лиц (ст. 396) и т. д. следует хранить 5 лет. Напоминаем, что в ст. 23 НК РФ говорится о хранении данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные и произведенные расходы, в течение четырех лет. Реестры сведений о доходах физических лиц следует хранить 75 лет (ст. 397). В новом Перечне присутствует оговорка в отношении документов по учету НДФЛ, ЕСН, страховых взносов на пенсионное страхование. Если в организации не ведутся лицевые счета, то минимальный срок хранения этих документов уже не 5, а 75 лет. Впервые установлен срок хранения Книг учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН (ст. 401), – постоянно. По мнению автора, данное положение ставит предпринимателей, применяющих УСН, в невыгодное положение с теми, кто применяет обычную систему налогообложения, поскольку последние хранят документы, являющиеся основанием для составления налоговых деклараций, в основном 5 лет. В новом Перечне подробно расписаны сроки хранения аудиторских документов. В старом Перечне оговаривался постоянный срок хранения только для аудиторских заключений (ст. 50). Теперь постоянно следует хранить не только аудиторское заключение по годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 408), но и стандарты, и методики проведения аудита аудиторской организации и индивидуального аудитора (ст. 404), общие планы аудита (ст. 405), общие программы аудита (ст. 406). В старом Перечне эти документы отсутствовали. Срок хранения договоров оказания аудиторских услуг остался неизменным – 5 лет после истечения срока действия договора.

 Более развернуто представлен перечень видов договоров. Почти для всех предусмотрен срок хранения не менее 5 лет после истечения действия договора. Исключение сделано для:
договора дарения (ст. 439) – постоянно;
договора ренты (ст. 442) – постоянно;
договора лизинга имущества (ст. 449) – постоянно;
договора по залогу имущества – 10 лет после истечения срока договора.

  Как видим, новый Перечень является более подробным и в нем учтены документы, появившиеся в деятельности организаций в последнее время.

Похожие главы из других работ:

Автоматизированные информационные технологии в налоговой службе

4.4 Понятие документа, типовой и унифицированной системы документации. Входные и выходные формы документов, используемых при решении задач в налоговых органах

Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное на бланке установленной формы и имеющее юридическую силу. Документы можно классифицировать по ряду признаков…

Анализ финансового состояния ЗАО "РРБ-Банк"

2.2 Основные группы документов, порядок их проверки и подписания, формирования, хранения

Все операции банков (расчетные, кассовые, кредитные и др.) совершаются в банке и отражаются в бухгалтерском учете на основании расчетно-кассовых документов, оформленных в установленном законодательством порядке…

Дебиторская задолженность

5. Сущность исковой давности

Действующий порядок списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности не способствует установлению единообразия в правоприменении как основополагающих норм действующего отечественного гражданского законодательства и…

Деятельность Инспекции Федеральной налоговой службы г.

Сколько хранятся бухгалтерские документы

Армавира

3.4 Порядок формирования, использования и хранения учетных дел юридических лиц

В целях проведения налогового контроля налогоплательщики — организации подлежат постановке на учет в налоговых органах соответственно по месту нахождения организации, месту нахождения ее обособленных подразделений…

Налоги с физических лиц. Каков вес в настоящее время налогового бремени

1.Налоги с физических лиц. Каков вес в настоящее время налогового бремени

подоходный налог физический доход В современной отечественной экономической литературе по-разному подходят к определению налогового бремени. Так, в современном экономическом словаре указано, что налоговое бремя — это «мера, степень…

Организация электронного документооборота в налоговой сфере

2.1 Электронный документооборот налоговых расчетов

Порядок ведения бухгалтерского учета налогообложения на малом предприятии

3.1 Рекомендации по применению бухгалтерских и налоговых учетных регистров, форм для ООО «Эксплуатация систем ЖКХ»

Применение ККТ в современной коммерческой деятельности

2.

Выбор ККТ. Организация и порядок приобретения ККТ, постановка на учет в налоговых органах. Список документов необходимых для регистрации ККТ в ИФНС.

Выбор ККМ. На сегодняшний день выбор фирм занимающихся продажей ККТ очень обширен. Соответственно обширен и диапазон дополнительных услуг оказываемых этими предприятиями. Сюда входят: консультации по выбору ККМ…

Системы финансового анализа в коммерческом банке

1.2 Логическая структура организации данных для анализа и хранения

Логическая организация Системы, предназначенной для анализа разнородной информации, базируется на трех типах иерархических объектов: Временные периоды. Иерархические отношения этого типа объектов носят вложенный характер…

Содержание свободного резерва коммерческих банков

Преимущества и недостатки хранения денежной наличности с помощью ликвидности и доходности

Налично-денежный оборот во всех странах составляет меньшую часть, но имеет он большое значение. Именно этот оборот обслуживает получение и расходование большей части денежных средств населения…

Теоретические и практические основы оценки инвестиционных проектов

2) Срок дисконтированной окупаемости;

3) Чистую приведенную стоимость (NPV) обоих проектов при стоимости капитала 7% и 13%; 4) Внутреннюю доходность (IRR); 5) Модифицированную внутреннюю доходность (MIRR) при стоимости капитала 7% и 13%; 6) Построить профили NPV и определить точку перегиба…

Управление кредиторской задолженностью

3.4 Списание кредиторской задолженности в связи с истечением срока исковой давности

Суммы кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, являются не реализационными доходами организации согласно пункту 18 статьи 250 НК РФ и относятся на финансовые результаты…

Учет и организация безналичного денежного оборота

3.2 Развитие расчетов по пластиковым картам как совершенствование безналичных расчетов

Следует отметить, что в середине 90-х г. коммерческие банки активно внедряли расчеты платежными картами, однако кризис 1998г. привел к краху ряда крупных банков, как раз и занимавшихся этой работой. После этого карточный рынок намного сократился…

Формирование финансового раздела бизнес-плана инвестиционного проекта

3.4 Срок окупаемости инвестиций

Срок окупаемости проекта рассчитаем с учетом дисконтированных денежных потоков. Расчеты приводятся в таблице 15. В четвертой строке таблицы содержатся значения непокрытой части инвестиций…

Формы налогового контроля и пути совершенствования его в соответствии с налоговым законодательством

2.1.4 Каков порядок и условия предоставления инвестиционного налогового периода

1. Инвестиционный налоговый кредит может быть предоставлен организации, являющейся налогоплательщиком соответствующего налога…

Сколько лет должны «жить» документы в бухгалтерии

Эта задача — одна из самых сложных. Существует множество нормативно-правовых актов, регламентирующих срок хранения кассовых документов.

Туда входят:

  • Расходные ордера. ПКО выписываются при поступлении финансовых средств в кассу.
  • Кассовые книги, в которых содержится общая информация об операциях организации. После окончания смены ответственный работник подсчитывает денежные средства.
  • Расчётно-платёжные ведомости, где указываются данные о выплатах сотрудникам;
  • Книги учёта денежных средств. Необходимы лишь тогда, когда в организации числятся несколько кассиров.

Сроки хранения

Согласно законодательству, срок хранения кассовых документов в архиве организации составляет 5 лет. Исключением из списка становятся расчётно-платёжные ведомости: если лицевые счета работников отсутствуют, то документы хранятся 75 лет. В тех случаях, когда документы фигурируют в судебных делах, бумаги должны находиться в архиве до вынесения решения суда. Если говорить о каждом виде бумаг отдельно, то существует множество нюансов. Плюс, необходимо следить за нововведениями (налоговым, бухгалтерским законодательством). В некоторых случаях сроки хранения бумаг организация устанавливает самостоятельно. Если вы хотели бы узнать точный срок хранения кассовых документов, имеющихся в вашей организации, — проконсультируйтесь у наших сотрудников.

Важные нюансы хранения кассовых документов

  1. Бумаги должны сшиваться каждый рабочий день с учётом возрастания номеров лицевых счетов.
  2. Контролировать процесс обязан или глава организации, или кассовый сотрудник.
  3. После того, как срок хранения кассовых документов истёк, делается опись бумаг перед передачей в архив (и отправкой на утилизацию также).
  4. Нужно следить не только за грамотным ведением учётных документов, но и их внешним видом. Книги, ведомости, ордера не должны намокать, быть потрёпанными и проч.
  5. Административная ответственность за правильное хранение кассовых документов лежит на руководителе предприятия. В случае неправильного хранения бумаг выписывается штраф.

Итак, если у вас есть вопросы по поводу срока хранения кассовых документов в архиве организации, обращайтесь к нам.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *